খাতা-কলমের দিন শেষ: ফ্ল্যাট মালিক সমিতির হিসাব এখন মোবাইলে
খাতা-কলম আর হারানো রসিদের দিন শেষ। বাস্তব উদাহরণে দেখুন, AptManager দিয়ে ফ্ল্যাট মালিক সমিতির বিল, বকেয়া, খরচ ও নোটিশ কীভাবে এক অ্যাপে সহজ হয়।
মাসের ১০ তারিখ। কোষাধ্যক্ষ রহমান সাহেব রাতে খাতা খুলে বসেছেন। ২৪টা ফ্ল্যাটের মধ্যে কে সার্ভিস চার্জ দিয়েছে, কে দেয়নি, মিলছে না। কেয়ারটেকারের কাছে কিছু টাকা, ব্যাংকে কিছু, আর কয়েকটা রসিদ কোথায় গেছে কেউ জানে না। ওদিকে ৫ তলার ভাবি হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে জিজ্ঞেস করছেন, "গত মাসে লিফট মেরামতে আসলে কত খরচ হলো?"
এই দৃশ্যটা যদি চেনা মনে হয়, এই লেখাটা আপনার জন্য।
এখানে রহমান সাহেব আর তাঁর ভবন একটা উদাহরণ। কিন্তু সমস্যাগুলো ঢাকার প্রায় প্রতিটা ফ্ল্যাট মালিক সমিতির।
সমস্যাটা আসলে কোথায়?
সমিতির হিসাব কঠিন নয়, এলোমেলো। টাকা আসে তিন জায়গা দিয়ে, খরচ হয় পাঁচ জায়গায়, আর সবকিছুর রেকর্ড থাকে একজন মানুষের খাতায়। ফলে:
- বকেয়া হারিয়ে যায়। দুই মাস আগের একটা বাকি কারো মনে থাকে না।
- খরচ নিয়ে সন্দেহ হয়। রসিদ না থাকলে সৎ কোষাধ্যক্ষকেও প্রশ্নের মুখে পড়তে হয়।
- বার্ষিক সভায় তর্ক বাধে। কারণ সবার হাতে একই হিসাব থাকে না।
- দায়িত্ব বদলালে সব শুরু থেকে। নতুন কমিটি পুরনো খাতা বুঝতেই এক মাস লাগিয়ে দেয়।
AptManager কী করে: এক কথায়
AptManager হলো ফ্ল্যাট মালিক সমিতির জন্য বাংলায় তৈরি একটা হিসাব ও ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার। মোবাইল অ্যাপ (Android) আর ওয়েব, দুই জায়গাতেই চলে। খাতা, রসিদের বই, আর হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে হিসাব চাওয়া, এই তিনটার কাজ এক জায়গায় করে দেয়।
রহমান সাহেবের মাস, AptManager দিয়ে
চলুন একই ২৪ ফ্ল্যাটের ভবনে পুরো একটা মাস দেখি।
১ তারিখ, বিল তৈরি: ২ মিনিট। রহমান সাহেব অ্যাপে মাস বেছে নেন, সফটওয়্যার ২৪টা ফ্ল্যাটের বিল নিজে বানিয়ে দেয়। যার পার্কিং আছে, তার বিলে শুধু তার নিজের স্লটের ভাড়া যোগ হয়। যার পার্কিং নেই, তাকে একটা টাকাও বেশি দিতে হয় না। কোন মাসের বিল আগেই হয়ে গেছে, সেটাও সফটওয়্যার সতর্ক করে দেয়, তাই দুইবার বিল হওয়ার ভয় নেই।
৩–১০ তারিখ, টাকা তোলা: কেয়ারটেকার আগের মতোই। কেয়ারটেকার করিম ভাই নতুন কিছু শেখেননি। আগের মতোই দরজায় দরজায় গিয়ে টাকা তোলেন, শুধু টাকা পেলে অ্যাপে একটা টিক দেন। কোন ফ্ল্যাট দিল, কত দিল, কবে দিল, সঙ্গে সঙ্গে রেকর্ড হয়ে যায়।
১২ তারিখ, লিফট মেরামত। ৬ তলার লিফটে সমস্যা। একজন বাসিন্দা অ্যাপ থেকেই অভিযোগ জানালেন। কমিটি মেরামতের কাজ দিল, কোন মিস্ত্রি আসবে আর কত খরচ হবে সেটা লিখে রাখা হলো। কাজ শেষে খরচটা ব্যয়ের হিসাবে উঠল, আর সভাপতি অ্যাপে অনুমোদন দিলেন।
১৫ তারিখ, বকেয়া ধরা পড়ল। বকেয়ার তালিকা খুলতেই দেখা গেল, ৩-বি ফ্ল্যাটের গত দুই মাসের বিল বাকি। কারো মনেই ছিল না। শুধু এই এক ফ্ল্যাটের বকেয়াতেই সফটওয়্যারের কয়েক মাসের খরচ উঠে আসে।
২০ তারিখ, নোটিশ। "আগামী শুক্রবার পানির ট্যাংক পরিষ্কার হবে, সকাল ১০টা থেকে ২টা পানি থাকবে না।" নোটিশ বোর্ডে দেওয়ার পর সবাই অ্যাপ খুললেই দেখতে পেলেন। দরজায় দরজায় কাগজ লাগাতে হলো না, আর পুরনো নোটিশও হারিয়ে গেল না।
৩০ তারিখ, মাস শেষ। ৫ তলার ভাবির প্রশ্নের উত্তর আর রহমান সাহেবকে দিতে হয় না। প্রতিটা ফ্ল্যাট মালিক নিজের অ্যাকাউন্টে ঢুকে দেখতে পান সমিতির পুরো আয়-ব্যয়, আর নিজের বিল কত, কত দিয়েছেন। কে কোন হিসাব বদলেছে, তারও রেকর্ড থাকে।
এক নজরে যা যা পাবেন
| কাজ | আগে | AptManager দিয়ে |
|---|---|---|
| সার্ভিস চার্জের বিল | খাতায় হাতে লেখা | এক ক্লিকে সব ফ্ল্যাটের বিল |
| টাকা আদায়ের হিসাব | রসিদের বই | অ্যাপে টিক, সঙ্গে সঙ্গে রেকর্ড |
| বকেয়া | মনে রাখতে হয় | রিপোর্টে নিজে থেকেই দেখায় |
| খরচের অনুমোদন | মুখে মুখে | অ্যাপে অনুমোদন, প্রমাণসহ |
| নোটিশ | দেয়ালে কাগজ | অ্যাপের নোটিশ বোর্ডে |
| মেরামত ও অভিযোগ | হোয়াটসঅ্যাপে হারিয়ে যায় | কাজ শেষ হওয়া পর্যন্ত ট্র্যাক |
| পার্কিং | খাতায় আলাদা তালিকা | কোন স্লট কার, ভাড়া বিলে যোগ |
| সমিতির সিদ্ধান্ত | সভা ডেকে হাত তোলা | অ্যাপে ভোট |
| বার্ষিক হিসাব | রাত জেগে বানানো | রিপোর্ট তৈরি, এক্সেল ও PDF-এ নামানো যায় |
কমিটির সাধারণ কিছু প্রশ্ন
"আমাদের কমিটির সদস্যরা তো কম্পিউটার ভালো পারেন না।" পুরো সফটওয়্যার বাংলায়, বড় লেখা আর বড় বোতামে তৈরি। ৫০ বছরের বেশি বয়সের সদস্যরাও মোবাইলে সহজে চালাতে পারেন। শুরুতে সেটআপে আমরা অনলাইনে সাহায্য করি।
"পরে ছেড়ে দিলে আমাদের হিসাব কি আটকে থাকবে?" না। আয়, ব্যয়, বিল আর রিপোর্ট, সব যেকোনো সময় এক্সেল ও PDF-এ নামিয়ে নিতে পারবেন। কোনো তথ্য আটকে রাখা হয় না।
"ট্রায়াল শেষ হলে কী হবে?" আপনার সব হিসাব আগের মতোই দেখা যাবে, কিছুই মুছবে না। শুধু নতুন মাসের বিল তৈরি বন্ধ থাকবে, টাকা দিলে আবার চালু হবে।
শুরু করবেন কীভাবে?
১. ৩০ দিন বিনামূল্যে ব্যবহার করুন। কোনো ক্রেডিট কার্ড, অগ্রিম টাকা বা চুক্তি লাগে না। শুধু একটা ইমেইল আর মোবাইল নম্বর দিয়ে নিজেই অ্যাকাউন্ট খুলুন: aptmanager.alnodes.com
২. মোবাইল অ্যাপ নামিয়ে নিন: Google Play-তে AptManager
৩. কমিটির সভায় দেখাতে চান? ঢাকার ভেতরে হলে সভার দিন এসে ১০ মিনিটে পুরো কমিটিকে দেখিয়ে দিই, শুক্রবারেও। দূরে হলে ভিডিও কলে। ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপ করুন: +880 1921-414664
রহমান সাহেবের মতো আপনার সমিতির কোষাধ্যক্ষকেও আর রাত জেগে খাতা মেলাতে হবে না। হিসাব স্বচ্ছ থাকলে সমিতিতে বিশ্বাস বাড়ে, আর বিশ্বাস থাকলে ভবনটা সত্যিই সবার হয়ে ওঠে।